Spécialiste en appels d’offre, mise en page

  • Company:
    Services de Gestion Quantum Ltée
  • Location:
  • Salary:
    negotiable / month
  • Job type:
    Full-Time
  • Posted:
    1 day ago
  • Category:

Poste : spécialiste de la mise en page, soumissions et appels d’offres Lieu de travail : Longueuil Salaire : de 49 000 $ à 60 000 $ par an Type de poste : poste temporaire (6 mois) à temps plein – 37,5 h/semaine Une entreprise gouvernementale de la Rive-Sud de Montréal invite un coordonnateur administratif expérimenté maîtrisant les fonctions avancées de Word et d’Excel à rejoindre son équipe de Longueuil. Il s’agit d’un mandat temporaire pour débuter aussitôt que possible! Une personne autonome et rigoureuse avec au moins 10 années d’expérience est recherchée. La personne en poste devra être capable de saisir des données, d’en faire une première analyse sous forme graphique, de monter des tableaux de bord ou d’autres types de tableaux, d’aller chercher l’information, de faire des suivis, etc. Il y a également le volet soutien administratif tel que la rédaction de comptes rendus, de lettres et de rapports. Les privilèges du poste : – Horaire de travail flexible, 37,5 heures par semaine – Salaire entre 49 000 $ et 60 000 $ par année, selon l’expérience et la formation – Stationnement gratuit, sous terrain – Télétravail possible, et ce, à temps plein – Entrevues immédiates – Occasion de travail au sein de la fonction publique Les responsabilités du poste : – Préparer, selon les instructions, des schémas, illustrations ou présentations relatives aux dossiers du service – Épauler les professionnels de l’équipe au niveau de la préparation du tableau des prix et pour la vérification de la facturation – Agir en tant qu’utilisateur expert pour le logiciel SharePoint et épauler les membres de l’équipe pour le classement des documents – Coordonner les réunions du service – Assister à diverses réunions et en préparer les comptes rendus – Mettre en application les processus opérationnels établis et proposer, au besoin, des améliorations aux membres de l’équipe – Préparer les documents et faire le suivi de certains dossiers et activités de soutien administratif – Saisir et réviser les termes de référence des appels de propositions des avis de changement, avenants, notes de service, lettres, formulaires, de même que des tableaux et des rapports – Saisir et/ou réviser des documents destinés aux appels d’offres et aux appels de propositions, contenant des devis et des spécifications très pointus – S’assurer que les documents produits sont en conformité avec les normes en s’assurant que soit inclus l’ensemble des pièces administratives requises – Fournir des documents qui respectent les normes de mise en page qui sont exempts de fautes d’orthographe et d’incohérences – Développer des outils pour le suivi des différentes demandes en cours et établir les priorités en collaboration avec les membres de l’équipe – Interagir avec différents intervenants dans divers services pour le suivi des demandes en cours d’approbation – Faire de la distribution de documents dans les divers services et classement de différents documents (électronique et papier) – Faire l’ouverture de dossiers variés – Développer de nouveaux formulaires pour le suivi et la gestion des contrats de service professionnels – Compiler des données techniques et administratives sur des chiffriers de type Excel ou autre – Effectuer des tâches ou responsabilités connexes Les critères d’embauche du poste : – Diplôme d’études collégiales en secrétariat, bureautique ou administration avec une expérience pertinente minimale de cinq (5) ans ou un ensemble approprié et équivalent de scolarité, de formation et d’expérience – Excellente connaissance pratique des logiciels MS Office : Word (avancé), Excel (avancé) et Outlook (intermédiaire) – Connaissance dans l’utilisation de SAP, PowerPoint, SharePoint et Adobe Acrobat (atout) – Expérience de travail au sein d’un service d’ingénierie (atout) – Habiletés pour la communication interpersonnelle – Capacité marquée à travailler en équipe – Rigueur, précision et autonomie – Sens de l’initiative, d’organisation et d’une bonne gestion du temps dans la réalisation de ses tâches – Entregent, tact et discrétion Ce défi vous interpelle? Pour postuler, veuillez communiquer avec Katherine Zenetzis au 450 463-5318 ou acheminer votre CV au format Word ou PDF à l’adresse suivante : katherine.z@quantum.ca. NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES! Étant donné les dernières évolutions de la situation liée au COVID-19, nous sommes plus que jamais résolus à assurer le bien-être de notre personnel et de nos candidats. À ce titre, nous effectuons désormais les entrevues à distance grâce à différentes applications Web. Numéro du permis CNESST : AP-2000158