Receptionist Administrative Support – Montreal

  • Company:
    The Salvation Army in Montreal Canada
  • Location:
  • Salary:
    negotiable / month
  • Job type:
    Full-Time
  • Posted:
    1 hour ago
  • Category:
    Business

Job Description

English below:

POSTE DE RÉCEPTIONNISTE À L’ARMÉE DU SALUT

Quartier général divisionnaire – Montréal

Sommaire du poste

 L’Armée du Salut est actuellement à la recherche d’un(d’une) réceptionniste bilingue, à temps plein, pour son quartier général divisionnaire situé au centre-ville de Montréal.

 Responsabilités 

À titre de réceptionniste, vous serez le premier point de contact avec notre organisation. Vous devrez, entre autres, offrir un soutien administratif, accueillir les visiteurs, bien connaître le système téléphonique Avaya, coordonner les tâches exécutées à la réception, y compris la distribution du courrier et l’acheminement des appels téléphoniques. Le(la) titulaire est avenant(e) et dynamique et peut facilement communiquer en français et en anglais. En définitive, le rôle du(de la) réceptionniste consiste à accueillir chaleureusement les invités/visiteurs et à exécuter des tâches administratives d’une façon qui satisfait aux plus hauts standards de qualité.

Tâches 

·        Accueillir les invités/visiteurs dès leur entrée

·        Répondre au téléphone, filtrer les appels et les acheminer

·        Veiller à ce que la réception soit bien rangée, et les présentoirs bien garnis

·        Fournir des renseignements de base précis en personne, au téléphone ou par voie électronique

·        Recevoir, trier et distribuer le courrier et les envois par messagerie

·        Préparer la salle de conférence avant les réunions (p. ex., préparation du café, commande de repas auprès de traiteurs, etc.)

·        Procéder à des appels de service, et assurer le suivi relatif à l’entretien du matériel de bureau

·        Maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et de cuisine

·        Accomplir d’autres tâches (p. ex., le classement, la photocopie, la transcription et l’envoi par télécopieur de documents) et toute tâche administrative assignée au besoin.

Exigences

·        Excellentes aptitudes à communiquer en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit)

·        Expérience antérieure comme réceptionniste ou dans un rôle similaire

·        Bonne connaissance de la suite Microsoft Office

·        Expérience pratique dans le fonctionnement de matériel de bureau (p. ex., photocopieur, imprimante, déchiqueteuse, machine à affranchir, etc.)

·        Attitude et apparence professionnelles

·        Faire preuve d’ingéniosité et être proactif(proactive) lorsque surviennent des problèmes;

·        Excellent sens de l’organisation

·        Polyvalence, bonne gestion du temps et aptitudes à hiérarchiser les tâches

·        Excellente attitude de service au client

·        Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales; certificat en gestion de bureau (un atout).

 Conditions 

Horaire de travail :     Poste permanent à temps plein (28 heures par semaine, du lundi au jeudi).

Échelle salariale :       Taux : minimal 12,50 $, médian 15,49 $ maximal 18,59 $.

L’Armée du Salut offre une gamme complète d’avantages sociaux. 

Les candidats doivent envoyer leur curriculum vitae et leur lettre d’accompagnement avant le 28 février 2020  

À :                    Mme Lynn Milon

Courriel :         lynn_milon@can.salvationarmy.org 

Télécopieur :   514-288-9440

 Nous remercions les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.

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RECEPTIONIST WANTED AT THE SALVATION ARMY

Divisional Headquarters – Downtown Montreal

Job brief 

The Salvation Army is currently looking for a full-time, bilingual Receptionist for our front desk at the Quebec Divisional Headquarters office in downtown Montreal. 

What does a Receptionist do? 

As the Receptionist, you will be the first point of contact for our organization. Our Receptionist’s duties include offering administrative support across the organization. You will welcome guests and have in-depth knowledge of the Avaya phone system. You will also coordinate front-desk activities, including distributing correspondence and redirecting phone calls. You should have a pleasant and dynamic personality and be able to communicate well and clearly in both French and English. Ultimately, the Receptionist’s duties and responsibilities are to ensure the front desk welcomes guests positively and executes all administrative tasks to the highest quality standards.

Responsibilities include but not limited to: 

·        Greet and welcome guests as soon as they arrive at the office

·        Answer, screen and forward incoming phone calls

·        Ensure reception area is always tidy and presentable, with all necessary stationery and material

·        Provide basic and accurate information in-person and via phone/email

·        Receive, sort and distribute daily mail/courier deliveries

·        Prepare boardroom for meetings and events (i.e. catered lunches, coffee… etc.)

·        Initiate service calls and follow-up for office equipment to ensure proper functionality at all times

·        Maintain adequate stock of office supplies and kitchen supplies

·        Perform other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, transcribing, faxing or any other administrative tasks as assigned or required

Requirements:

·        Solid communication skills in both French and English (spoken and written)

·        Proven work experience as a Receptionist, Front Office Representative or similar role

·        Proficiency in Microsoft Office Suite

·        Hands-on experience with office equipment (e.g. fax, printers, shredders, postal machine, etc.)

·        Professional attitude and appearance

·        Ability to be resourceful and proactive when issues arise

·        Excellent organizational skills

·        Multitasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks

·        Customer service attitude

·        College degree; additional certification in Office Management is a plus

 Terms 

Status/Hours: Permanent full-time position, 28 hours per week (Monday-Thursday)

Salary Range: Min. $12.50, Mid. $15.49, Max. $18.59

The Salvation Army offers a comprehensive benefits package. 

To apply, please email or fax your cover letter and curriculum vitae before February 28, 2020

To:       Mme Lynn Milon

Email: lynn_milon@can.salvationarmy.org 

Fax:     514-288-9440

 We thank all candidates, but only those selected for an interview will be contacted. The masculine gender is used without discrimination and for the sole purpose of brevity.