Support administratif et réceptionniste

  • Company:
    CFIB
  • Location:
  • Salary:
    negotiable / monthly
  • Job type:
    Full-Time
  • Posted:
    4 weeks ago
  • Category:
    Admin / Office

La Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI), organisme regroupant les PME et voué à la défense de leurs intérêts, est à la recherche d’un(e) candidat(e) passionné(e),pour occuper le poste de réceptionniste et adjoint(e) administratif(ve) aux ressources aux entreprises à son bureau de Montréal.Il s”agit d”un poste permanent à temps complet, 35 heures/semaine, qui inclus une gamme complète d”avantages sociaux ainsi qu”une rémunération compétitive. De plus, la FCEI offre l’occasion de joindre une équipe dynamique, œuvrant au sein d’une organisation pancanadienne reconnue et crédible. Voici les responsabilités générales du poste:RESPONSABILITÉS PRINCIPALES DU POSTEAdjoint(e) aux ressources aux entreprisesRépondre aux questions simples des membres: changements d’adresse, etc.Fournir un soutien administratif au directeur et conseillers aux entreprises notamment en effectuant des recherches dans le système informatique.Rédiger certains documents et faire certaines recherches pour le chef d’équipe et les conseillèresS’occuper du paiement de certains membres et faire suivre aux services requis pour traitement.Travailler en étroite collaboration avec la chef d’équipe des ressources aux entreprises.RéceptionRépondre aux appels téléphoniques externes destinés au bureau de la FCEI à Montréal, dont les membres, les membres potentiels, l’équipe des ventes, les représentants des médias et les représentants gouvernementaux.Acheminer les demandes téléphoniques au service approprié et traiter l’appel lorsque la nature de la demande le permet.Gérer le système de messagerie vocale ainsi que la boîte de réception courriel du bureau.Accueillir les visiteurs.Distribuer et expédier le courrier régulier et par messagerie.Tenir à jour les documents de références reliés aux tâches de la réception.Régie interne du bureauPréparer les calendriers internes (remplacements réception, cuisine, vacances, etc.)Effectuer le classement de certains documents ainsi qu’entretenir le système de classement des documents sous sa responsabilité.Tenir en ordre et pleinement fonctionnels les espaces communs et vacants et coordonner les demandes de service avec, entre autres, les administrateurs de l’édifice, pour l’ensemble du bureau.Tenir l’inventaire et effectuer les commandes des fournitures et équipements de bureau.Gérer la petite caisse et produire le rapport de dépenses périodiquement.S’occuper du paiement de certains comptes fournisseurs.Assurer un support administratif général pour le bon fonctionnement du bureau (aide au processus de recrutement et à l’accueil des nouveaux employés)Toute autre tâche connexe.COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISESDétenir au moins un diplôme d’études secondaires. Formation post secondaire en secrétariat un atout.Très bonne connaissance des deux langues officielles, tant à l’écrit qu’à l’oral.Minimum trois annéesd’expérience dans le domaine administratif.Expérience préalable dans un petit bureau est un atout.Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, dont Word, Excel et Outlook.Avoir un sens développé pour le service à la clientèle et l’entraide.Très bonnes aptitudes à la communication verbale et écrite pour communiquer avec les personnes-ressources à l’interne et à l’externe.Faire preuve de professionnalisme dans toutes ses interactions.Le sens de l’initiative, le dynamisme et la proactivité sont des atouts essentiels.Pour soumettre votrecandidature,visitez la section Carrières de notre site web à www.cfib-fcei.ca.Veuillez joindrevotre Curriculum Vitae ainsi qu”une lettre de motivation.